Évitez l’une des principales causes d’échec d’un projet

Définissez les exigences

Quelles sont les exigences ? Dans le domaine des applications Web et personnalisées – comme dans la plupart des entreprises liées à la technologie – les exigences sont un document (ou un ensemble de documents) qui décrit ce qui doit être développé et comment cela doit fonctionner.

Est-ce un outil pour automatiser certains processus métier ? Est-ce une application qui suit de grandes quantités de données et produit des rapports détaillés ? Est-ce une plateforme de formation en ligne ? Ou est-ce une combinaison de plusieurs choses différentes ?

Afin d’obtenir ce que vous voulez de votre projet, vous devez le définir avec précision, et le processus d’analyse des exigences vous aide à le faire. Le document final des exigences doit contenir suffisamment de détails pour articuler clairement les défis commerciaux ou fonctionnels que le site Web ou l’application doit résoudre. Il doit être compréhensible pour vous (le client ou l’utilisateur), mais avoir suffisamment de détails pour permettre à un développeur de logiciels de construire ce qui est attendu.

Une mauvaise analyse des exigences, ou l’absence totale de définition des exigences, est l’une des principales causes d’échec d’un projet.

Le processus d’exigences commence par le client qui articule une vision précise de ses besoins commerciaux ou fonctionnels, puis se poursuit en travaillant en arrière (généralement avec l’aide d’un chef de projet et d’un analyste commercial) pour compiler une liste détaillée de tous les domaines fonctionnels, interfaces utilisateur, entrées et sorties de données et logique métier.

Wikipédia déclare : « Les exigences doivent être documentées, exploitables, mesurables, testables, traçables, liées aux besoins ou aux opportunités commerciaux identifiés, et définies à un niveau de détail suffisant pour la conception du système. »

C’est parfaitement logique : si vous ne savez pas ce que vous construisez ou ce qu’il est censé faire, comment pouvez-vous mesurer le succès ? De plus, comment saurez-vous quand vous avez terminé ? Tout projet qui démarre sans une vision bien documentée et partagée du produit final est pratiquement voué à l’échec.

Le processus des exigences

En règle générale, le processus de documentation des exigences commence par la communication entre l’équipe de projet et le client. Quel est le besoin de l’entreprise ? Quel est le but du projet ? Ces conversations détermineront quel niveau d’exigences sera nécessaire. 

Parfois, votre équipe de projet peut demander qu’un examen initial des exigences soit effectué avant de proposer un devis pour un projet. Pourquoi ? Cette étape – qu’elle vienne avant une estimation, après ou les deux – aide à construire une compréhension commune de la portée entre toutes les parties. Pour les très grands projets, un premier examen des exigences est absolument nécessaire pour déterminer combien de temps et d’efforts seront nécessaires pour terminer le projet. Si les exigences peuvent être examinées avant le début des travaux, vous obtiendrez une estimation beaucoup plus précise basée sur une portée connue.

Pour les projets simples, la proposition contenant une liste de caractéristiques de haut niveau peut être adéquate. Cependant, pour les projets importants ou complexes, une phase d’analyse des besoins sera très probablement nécessaire et sera prise en compte dans le budget du projet.

Une fois que les besoins commerciaux identifiés lors des conversations initiales entre l’équipe de projet et le client sont définis, le processus passe aux détails les plus fins : quels sont les types d’utilisateurs nécessaires et comment ils accéderont au système ; quelles informations sont collectées et produites ; quels rapports doivent être générés ; comment sont traités les paiements. Bien que cela puisse sembler laborieux, le processus consistant à poser des questions sur ce que le site ou l’application doit faire vous aide, vous et votre équipe de projet, à articuler clairement une version idéale du produit final et permet à chacun de déterminer si les attentes sont satisfaites. Le processus critique permet à tous les membres de l’équipe d’apporter leur point de vue sur la manière d’atteindre les objectifs du projet.

Les réponses à toutes ces questions sont consignées dans un document d’exigences détaillé qui est examiné par les personnes nécessaires au sein des équipes client et projet. Toutes les parties prenantes apportent des modifications et des suggestions avant qu’une version finale du document d’exigences ne soit atteinte. Ce n’est qu’une fois que les exigences sont clairement documentées et acceptées que le développement commencera. Plus les exigences sont détaillées, claires et sans ambiguïté, meilleur est le produit final !

Économisez du temps et de l’argent !

Cela peut sembler contre-intuitif, mais prendre le temps d’effectuer une analyse approfondie des exigences avec un document d’exigences détaillé, car le résultat final peut en fait vous faire économiser de l’argent et du temps à long terme. Bien que la documentation des exigences puisse être un processus fastidieux – en particulier dans un grand projet – avoir un document d’exigences clairement articulé permet d’éviter que le développeur de logiciels crée des fonctionnalités qui ne sont pas nécessaires et peut également aider à éviter des changements inutiles plus tard dans le développement. Comme le montre le graphique ci-dessous, les modifications prennent plus de temps à apporter (et coûtent plus cher !) plus un projet avance dans le processus de développement.

Des exigences détaillées peuvent également vous aider à diviser votre projet en phases, permettant à votre équipe de projet de voir quelles parties d’un projet dépendent les unes des autres ou lesquelles peuvent être traitées indépendamment. Cela peut aider à tenir compte des contraintes budgétaires ou des problèmes de temps, car vous pouvez décider à l’avance quelles parties sont les plus critiques à traiter immédiatement et déterminer celles qui peuvent attendre une date ultérieure.

Évitez les malentendus !

Définir clairement les exigences de votre projet peut vraiment aider à éviter les malentendus entre vous et votre équipe de projet. Comme pour tous les projets de développement de logiciels, il est inévitable que des changements surviennent au fur et à mesure que le développement progresse, mais le document des exigences vous fournit, à vous et à votre équipe, une référence concrète, permettant à chacun d’évaluer si les changements nécessaires faisaient partie de la portée du projet au départ, ou si un changement/ajout sera nécessaire.